Bald ist es wieder so weit: Viele Unternehmen laden ihre Mitarbeiter zu einer Weihnachtsfeier ein. Nachfolgend möchten wir hier auf die wichtigsten steuerlichen Regeln für Betriebsveranstaltungen hinweisen: Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Weihnachtsfeier bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei handelt es sich seit 2015 um einen Freibetrag und nicht mehr - wie vorher - um eine Freigrenze. Falls also die Gaben des Arbeitgebers höher sind, ist nur der übersteigende Betrag zu versteuern und nicht mehr der gesamte Betrag. Statt individueller Besteuerung kann der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Vorteil auch pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Als Zuwendungen gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers, gleichgültig, ob diese einem Arbeitnehmer individuell zurechenbar sind oder ob sie in einem rechnerischen Anteil an den Kosten der Weihnachtsfeier bestehen. Erfasst werden also nicht nur die Kosten für das Essen und die Getränke, sondern auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie Raummiete, Eventmanager, Musikkapelle, Busfahrt, Eintrittskarten.

Zu den Gesamtkosten gehören seit 2015 ebenfalls Geschenke unabhängig von deren Wert, die anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht werden. Außen vor bleiben Geschenke, die nicht anlässlich, sondern "nur bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Es wird nicht beanstandet, wenn Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden (BMF-Schreiben vom 07.12.2016, IV C 5 - S 2332/15/10001).

Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt. Falls Angehörige des Arbeitnehmers an der Feier teilnehmen, sind die anteiligen Aufwendungen der Begleitperson dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen keinen eigenen Freibetrag erhalten.

Der Freibetrag von 110 Euro gilt arbeitnehmerbezogen und je Feier, allerdings maximal für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Der Arbeitgeber sollte die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen durch entsprechende Aufzeichnungen nachweisen.

Praxistipp:
Die Gesamtkosten des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung tatsächlich anwesenden und nicht auf alle angemeldeten Teilnehmer aufzuteilen (BFH-Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18).

Praxistipp:
Die Finanzverwaltung verlangt für die Gewährung des Freibetrages und für eine eventuelle Lohn-steuer-Pauschalierung, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder zumindest eines Betriebsteils offensteht (BMF-Schreiben vom 14.10.2015, BStBl 2015 I S. 832). Dieser restriktiven Auffassung ist der BFH für die Frage der Lohnsteuer-Pauschalierung aber entgegengetreten und hat entschieden, dass eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen kann, wenn an ihr beispielsweise nur die Führungskräfte teilnehmen dürfen (BFH-Urteil vom 27.3.2024, VI R 5/22). Bitte beachten Sie: Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass pauschalversteuerte geldwerte Vorteile - hier anlässlich einer Betriebsveranstaltung - nur dann sozialversicherungsfrei bleiben, wenn die Pauschalversteuerung fristgerecht erfolgt. Wird sie erst mehrere Monate nach Ablauf des Jahres vorgenommen, in dem die Betriebsveranstaltung stattgefunden hat, unterliegt der entsprechende geldwerte Vorteil der Sozialversicherungspflicht (BSG-Urteil vom 23.4.2024, B 12 BA 3/22 R). Und um Missverständnisse zu vermeiden: Für die Gewährung des Freibetrages von 110 Euro bleibt es bei der einengenden Auffassung, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs oder zumindest eines Betriebsteils offenstehen muss, denn insoweit gilt der Satz 3 des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG als Spezialvorschrift.

Praxistipp:
Noch ein Hinweis zur Umsatzsteuer: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Arbeitgeber die Vorsteuer nur abziehen darf, wenn die Kosten einer Feier nicht höher sind als 110 Euro pro Teilnehmer. Der Betrag von 110 Euro ist für umsatzsteuerliche Zwecke - wie früher bei der Lohnsteuer - als Freigrenze und nicht als Freibetrag zu verstehen. Übersteigen die Kosten also 110 Euro pro Teilnehmer, entfällt der Vorsteuerabzug komplett (BFH-Urteil vom 10.05.2023, V R 16/21).