Solange der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine steuerliche Identifikationsnummer nicht mitteilt, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI ermitteln. Trifft den Arbeitnehmer keine Schuld an der fehlenden Mitteilung seiner Identifikationsnummer, hat der Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale längstens für drei Kalendermonate zu Grunde zu legen. Er kann für die Berechnung der Lohnsteuer bei Ledigen also zunächst doch die Steuerklasse I zugrunde legen. Wenn diese drei Monate verstrichen sind, ohne dass der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer mitteilt, muss der Arbeitgeber die Steuer indes - rückwirkend - nach der Steuerklasse VI berechnen und ans Finanzamt abführen (§ 39c Abs. 1 EStG). Wie das Niedersächsische Finanzgericht rechtskräftig entschieden hat, gelten diese Regelungen auch bei der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter, die sich mitunter nur wenige Monate in Deutschland aufhalten (Urteil vom 13.3.2024, 3 K 13/24).

Ein Arbeitgeber beschäftigte mehrere ausländische Arbeitnehmer jeweils nur für wenige Monate. Das Finanzamt stellte fest, dass der Arbeitgeber für die Arbeitnehmer keinen Abruf der elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM) vorgenommen hatte. Letztlich hatten wohl viele Mitarbeiter auch gar keine Identifikationsnummern mitgeteilt. Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass daher für die betroffenen Arbeitnehmer die Lohnsteuerklasse VI anzuwenden war und forderte vom Arbeitgeber Lohnsteuern nach. Dieser hingegen argumentierte, dass die Arbeitnehmer in der Regel erstmals in Deutschland tätig seien und damit noch gar keine Identifikationsnummer hätten, die einen Abruf der ELStAM-Daten ermöglichen würde. Da die Zuteilung zudem regelmäßig mehrere Wochen bis Monate dauern würde, hätte angesichts der kurzen Dauer der Beschäftigungsverhältnisse gar kein Druck auf die Arbeitnehmer ausgeübt werden können, sondern wären diese vielmehr diskriminiert worden. Der Arbeitgeber scheiterte jedoch mit seiner Klage.

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat, sieht § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG vor, dass der Arbeitgeber dem Lohnsteuerabzug die voraussichtlichen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale zugrunde zu legen hat. Da die Steuerklasse VI gilt, wenn der Arbeitnehmer nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn bezieht und es hier um eine Vollzeittätigkeit geht, stellt die Steuerklasse I und nicht die Steuerklasse VI die wahrscheinlichste Steuerklasse dar. Dies gilt allerdings längstens für drei Monate. Darüber hinaus ist hier § 39c Abs. 1 Satz 3 EStG zu berücksichtigen. Danach ist rückwirkend die Steuerklasse VI anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nach Ablauf von drei Monaten immer noch nicht die Identifikationsnummer mitgeteilt hat. Daraus folgt, dass die Steuerklasse VI schlussendlich doch zur Anwendung kommt, wenn die steuerliche Identifikationsnummer nicht zu den Lohnkonten nachgereicht wird.

Die rückwirkende Änderung der Steuerklasse wäre für den Arbeitgeber zwar mit Aufwand verbunden und zudem möglicherweise auch nicht mehr durchführbar gewesen, weil die Arbeitnehmer teilweise nicht mehr erreichbar waren. Er hätte dies aber vermeiden können, indem er zunächst die Steuerklasse VI angewendet und den Arbeitnehmern angeboten hätte, die Lohnsteuer später zu mindern, sobald die Identifikationsnummer vorliegt. Da für die Arbeitnehmer zudem die Möglichkeit existierte, zu einer zutreffenden Besteuerung zu gelangen, liegt kein verfassungswidriger Eingriff in den Schutzbereich der Berufsfreiheit nach Art. 12 GG vor. Es liegt auch keine mittelbare Diskriminierung ausländischer Arbeitnehmer vor, weil § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG eine vorläufige Handhabung ermöglicht, die neu eine Arbeit aufnehmende Arbeitnehmer von der Anwendung der Steuerklasse VI freihält. Die Anwendung der Steuerklasse VI hängt im Übrigen nicht von der Staatsangehörigkeit ab.

Praxistipp:
Anfang 2024 hat das Bundesfinanzministerium zu der Frage Stellung genommen, wie Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen ermitteln sollten, wenn diese noch nicht vom Arbeitnehmer mitgeteilt wurde. Auch wurde dargelegt, was geschieht, wenn die Identifikationsnummer durch den Arbeitnehmer schuldhaft nicht vorgelegt wurde bzw. weiterhin nicht vorgelegt wird oder ermittelt werden kann (BMF-Schreiben vom 23.1.2024, BStBl 2024 I S. 211). Letztlich gilt aber auch nach Auffassung des BMF: Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat (oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann), kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zugrunde legen.

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